POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES CANDIDATS

Révisée Mars 2023

1. PRÉAMBULE

Parce qu’un candidat qui confie sa candidature à Europa Group (ci-après « nous »), témoigne de son véritable intérêt et de sa confiance à notre égard, nous nous engageons à traiter sa candidature en respectant un haut niveau de sécurité et de confidentialité et ce, conformément à la législation applicable en matière de protection des données (Règlement général sur la protection des données n°2016/679 et Loi informatique et libertés n°78-17).

Pour pouvoir accompagner au mieux les candidats (ci-après « vous ») dans leurs démarches, cette politique leur présente les modalités et les conditions de traitement de leurs données à caractère personnel auxquelles nous avons accès à l’occasion de la procédure de sélection et de recrutement.

Il est important que vous preniez connaissance de la présente politique, car en nous soumettant votre candidature, vous reconnaissez l’avoir lue, comprise et approuvée.

2. LE TYPE DE DONNÉES COLLECTÉES

Europa Group, en sa qualité de responsable de traitement des données à caractère personnel, est la seule entité compétente pour collecter et traiter vos données.

Si vous souhaitez connaître le type de donnée à caractère personnel que nous sommes susceptibles de collecter, sachez que nous ne traitons que des données requises à titre obligatoire ou optionnel que vous nous communiquez lors de votre candidature.

A ce titre, nous traitons et utilisons les données suivantes :

• Identité, état civil, coordonnées (téléphone, adresse, courrier électronique, comptes sur les réseaux sociaux, etc.), données d’identification ;
• Données relatives à la vie professionnelle (embauche, carrière, coordonnées des actuels et anciens employeurs, informations relatives aux formations, informations relatives aux parcours universitaires, expériences professionnelles antérieures, etc.) ;
• Photographie (facultative) ;
• Informations recueillies lors de l’entretien.

Et plus généralement toute donnée à caractère personnel que vous nous transmettez dans le cadre de la mise en œuvre de notre service de recrutement.

Nous signalons les informations obligatoires par la présence d’un astérisque ainsi que les conséquences éventuelles de l’absence de communication de ces informations.

3. VOS DONNÉES SENSIBLES

Nous ne sollicitons pas des candidats qu’ils nous communiquent des données sensibles du type : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, vie ou orientation sexuelle, appartenance syndicale etc.

Ces données n’étant pas nécessaires pour la sélection et le recrutement de candidats, nous vous prions de bien vouloir limiter les informations que vous nous communiquez à ce qui est strictement professionnel et utile à votre recrutement. Veillez donc à ne pas faire figurer dans les documents que vous nous transmettez des informations sensibles telles qu’énoncées ci-dessus.

4. LES TECHNIQUES DE COLLECTE

La collecte peut se réaliser de deux façons :

• La collecte directe de vos données : c’est l’hypothèse où les données nous sont directement communiquées par vous, notamment lorsque vous contactez directement l’un des salariés d’Europa Group, ou lorsque vous répondez à une annonce postée sur notre site ;
• La collecte indirecte de vos données : elle est réalisée via l’intervention d’une entreprise spécialisée, telle que notamment des chasseurs de tête, via l’intermédiaire de sites de recrutement, etc.

5. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE

Rassurez-vous, nous utilisons et traitons vos données uniquement dans le cadre du processus de sélection et de recrutement, à savoir :

• Administration et traitement de vos données ;
• Evaluation de l’adéquation de la candidature au poste ;
• Vérification de vos antécédents ;
• Prise de contact avec vous pour l’organisation d’un ou plusieurs entretiens ;
• Préparation d’un contrat de travail / stage dans l’hypothèse où votre candidature serait retenue.

6. LES BASES LÉGALES DE LA COLLECTE

La législation en vigueur impose que le traitement de vos données à caractère personnel ait un ou plusieurs fondement(s) juridique(s).

C’est pourquoi le traitement que nous réalisons, est effectué conformément aux bases légales suivantes :

• le traitement de vos données permet d’envisager votre recrutement et constitue l’exécution d’une mesure précontractuelle susceptible d’aboutir à la signature d’un contrat travail ;
• nous avons un intérêt légitime à collecter vos données tenant au recrutement de personnalité dans le cadre de notre activité.

7. L’ACCES A VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous nous assurons que l’accès à vos données soit réservé aux seules personnes intervenant dans le processus de recrutement à savoir notamment : les directeurs, et, si Europa Group le juge nécessaire, des collaborateurs des services intéressés par votre candidature et les membres du département des ressources humaines.

A titre occasionnel, notre service informatique est susceptible d’avoir accès à vos données à caractère personnel lors d’opérations d’entretien et de maintenance de notre système informatique.

Les destinataires de vos données à caractère personnel ainsi que le service informatique sont soumis à une obligation de confidentialité.

Vos données personnelles ne seront sous aucun prétexte communiquées à des tiers, excepté lorsque nous y serons contraints par une autorité gouvernementale ou judiciaire ou par un organisme de réglementation.

8. TRANSFERT EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE

Vos données ne sont pas susceptibles d’être transférées et traitées dans un pays tiers à l’Union européenne.

9. DURÉE DE CONSERVATION

Lorsqu’à l’issue du processus de recrutement une candidature est retenue, elle est conservée dans les conditions et pendant la durée définie dans la politique relative aux données à caractère personnel des salariés d’Europa Group.

L’ensemble des candidatures non retenues est supprimé à l’issue du processus de recrutement.
Néanmoins, Europa Group se réserve le droit, pour certains profils, de les conserver en vue de futures opportunités et pour lesquelles les données pourront être conservées pendant un délai de maximum de deux ans à compter du dernier contact, sauf opposition du candidat concerné.

10. VOS DROITS

La collecte de vos données à caractère personnel ne signifie pas que vous en êtes dépossédés.

En tant que candidat dont les données sont traitées, vous bénéficiez des droits suivants :

• Droit d’accès et de copie : le candidat a le droit d’obtenir d’Europa Group la confirmation que ses données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données. Le candidat peut obtenir d’Europa Group des informations relatives à la finalité du traitement, aux catégories de données concernées et aux destinataires ou catégories de destinataires.

Le candidat dispose également du droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Pour toute demande de copie supplémentaire, Europa Group peut exiger du candidat qu’il supporte la charge financière de ce coût. Si la demande est exprimée par voie électronique alors les informations fournies le sont sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

• Droit de rectification et droit à l’effacement : le candidat peut obtenir d’Europa Group, dans les meilleurs délais, la rectification de données inexactes ou incomplètes. Le candidat a également le droit d’obtenir l’effacement dans les meilleurs délais des données qui le concernent notamment, lorsque ses données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière.

• Droit à la limitation du traitement : le candidat a un droit à la limitation du traitement notamment lorsqu’il conteste l’exactitude de ses données à caractère personnel. Etant précisé que la limitation de traitement dure le temps que Europa Group vérifie l’exactitude desdites données. Le candidat peut également obtenir d’Europa Group la limitation du traitement lorsque nous n’avons plus besoin des données aux fins de traitement

• Droit à la portabilité des données : Le candidat est informé qu’il ne dispose pas de ce droit dès lors que les trois conditions cumulatives nécessaires à sa mise en œuvre ne sont pas réunies.

• Droit d’opposition : Le candidat est informé qu’il dispose du droit de s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de ses données à caractère personnel lorsqu’il est fondé sur l’intérêt légitime d’Europa Group. Le candidat peut également s’opposer au traitement réalisé à des fins de prospection.

• Droit d’organiser le sort des données personnelles en cas de décès : le candidat peut définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.

• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : le candidat peut introduire une réclamation auprès de la CNIL s’il considère que le traitement de ses données personnelles constitue une violation de la réglementation applicable aux données à caractère personnel. Le contact se fait à l’adresse suivante :

11. EXERCICE DE VOS DROITS

Nous avons désigné un délégué à la protection des données qu’il est possible de contacter aux coordonnées suivantes pour toutes questions relatives au traitement des données :

Délégué à la protection des données
Maître Eric Barbry, Cabinet Racine Avocats ;
data.officer@europa-group.com
01 44 82 43 00

12. SECURITE ET PROTECTION DE VOS DONNEES

Europa Group définit et met en œuvre des mesures de sécurité pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données.

Les systèmes informatiques et les supports papier utilisés sont organisés et protégés de manière à garantir la sécurité et la confidentialité de vos données.

13. REGISTRE DES TRAITEMENTS

Nous nous engageons, en note qualité de responsable du traitement, à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par la société Europa Group en tant que responsable du traitement.
Nous nous engageons à fournir à la Cnil, à première demande, les renseignements lui permettant de vérifier la conformité des traitements à la règlementation Informatique et libertés en vigueur.

14. MISE A JOUR DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la présentation et le contenu de la présente politique. Toute nouvelle version de la politique publiée sur le site d’Europa Group viendra se substituer à la précédente.

15. POUR PLUS D'INFORMATIONS

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.