Pari gagnant pour une édition 100% digitale
Organiser un événement pour la 14e année consécutive est particulièrement agréable : au challenge de se renouveler pour marquer à nouveaux les esprits s’associe le bonheur de retrouver des clients et des partenaires avec lesquels nous avons plaisir à travailler depuis tant d’années.
L’édition 2020 a d’abord été prévue comme un évènement physique avant d’être envisagée en format « hybride », puis d’être finalement transformée en 100% digital, 4 jours avant la date d’ouverture.
Objectifs
- Permettre à des cardiologues non spécialisés en rythmologie d’échanger avec des spécialistes, de se former aux techniques de diagnostic et aux différentes possibilités thérapeutiques
- Délivrer un contenu éducatif pertinent
- Partager les dernières recherches en rythmologie
- Créer du lien entre les rythmologues et les cardiologues
- Présenter les outils et produits mis à disposition par les partenaires de l’industrie
- Augmenter la visibilité de l’association en Belgique et dans le monde
Challenges
Compte tenu des circonstances, ce congrès a demandé une grande flexibilité, de nombreuses adaptations et des réactions rapides, sans perdre de vue les intérêts de tous les acteurs concernés.
- Rassurer les protagonistes
- Convaincre les partenaires de maintenir leur participation
- Veiller aux implications financières
- Former les équipes aux nouveaux défis techniques
- Donner envie aux médecins de participer
- Créer un lien « humain » à travers un écran
Mise en œuvre
L’extraordinaire collaboration entre nos clients, nos partenaires et les équipes de Downtown Europe a permis de relever les nombreux défis auxquels nous avons été confrontés.
- Le socle solide de ce congrès, et ce depuis des nombreuses années, est resté le même : la qualité du contenu scientifique grâce à une sélection rigoureuse des thèmes scientifiques et des orateurs.
- Un accompagnement et un conseil continu, auprès des clients et des partenaires
- Une campagne de communication parfaitement ciblée
- Le choix d’une plateforme de diffusion et d’une équipe technique robuste
- La formation des orateurs et des modérateurs en amont et l’accueil dans des salles virtuelles avant leur session afin qu’ils se rencontrent
- L’enregistrement des présentations avant le congrès en prévision d’éventuels problèmes de connexion des orateurs
- Une équipe dédiée à la dynamisation des plateformes digitales lors des 2 jours du con-grès
- Le développement de l’axe « humain » en montrant que nous n’étions pas seuls derrière nos écrans, mais que nous faisions partie d’un groupe connecté
- De nombreuses initiatives pour stimuler l’engagement des participants : Q&A, votes, es-pace de conversation virtuelle dans le hall d’exposition, chasse au trésor dans les stands, partage de selfies….
Résultats
Organiser un événement digital, c’est repenser sa manière de vivre l’événement, sachant que chacun s’approprie l’événement derrière son écran.
Ce vrai travail d’équipe a permis :
- Deux journées éducatives de haut niveau suivies par 930 participants dans 25 pays
- 30 présentations et 20 posters scientifiques disponibles en ligne après le congrès
- Une augmentation significative du nombre de participants enregistrés et présents
- Une exposition largement visitée grâce à des stands attractifs et interactifs
- Des données et statistiques intéressantes pour nos partenaires de l’industrie
- Un taux de satisfaction de 89 %
Clients
C’est bien connu, les crises présentent des dangers mais également des opportunités. Non-partisans du digital lors des éditions précédentes du congrès, nos clients l’ont maintenant adopté.
Depuis le début de la pandémie, nous avons tenu mensuellement une réunion virtuelle avec nos clients pour leur proposer des solutions adéquates selon les circonstances et les tenir informés de l’évolution des tâches.
Nous avons également organisé des rencontres virtuelles entre nos clients et les partenaires de l’industrie afin de répondre aux questions et expliquer notre proposition digitale.
Animés par la confiance que nous ont accordé nos clients et nos partenaires, nous avons porté le projet et organisé un magnifique congrès !
Conclusion
Il nous parait indispensable de continuer à tout mettre en œuvre pour permettre aux communautés de se rencontrer, d’échanger et de se former.
Notre mission est de vous aider à réaliser vos objectifs et notre équipe est prête à vous accompagner pour organiser votre événement avec le succès que vous en attendez.
