La pandémie mondiale de la Covid-19 bouscule le monde du congrès médical. Plus que jamais, la nécessité de se réunir pour progresser s’est imposée à tous. Mais dans un contexte où se réunir physiquement fait l’objet de contraintes et d’interdictions, adapter sa stratégie, faire preuve de flexibilité et d’agilité est capital. Voici l’exemple du PCR-e-course 2020 : le premier congrès de cardiologie interventionnelle européen 100% digital qui a rassemblé en ligne plus de 15 000 participants en juin dernier.

Le contexte

Suite à l’annulation de l’édition 2020 d’EuroPCR, le congrès mondial leader de cardiologie interventionnelle, la décision fût rapidement prise d’organiser rapidement un nouveau rendez-vous avec la communauté sous la forme un e-course. En juin dernier, plus que jamais, les cardiologues interventionnels avait besoin de se rassembler, de se former, de partager.

Et si rien ne remplace la rencontre physique, l’événement virtuel, quand il est bien mené, répond parfaitement à l’ensemble de ces besoins.

Les objectifs

• Organiser le premier PCR e-course dans les standards très exigeants d’excellence de la marque
• Créer l’événement !
• Délivrer un contenu éducatif pertinent, adapté au web, représentatif du congrès physique
• Créer du lien dans un moment très difficile pour chaque médecin, plus isolé que jamais en pleine pandémie.
• Créer une exposition virtuelle
• Rassembler à minima 8 000 connexions sur les 3 jours
• Elargir la cible géographique habituelle du congrès

Les challenges

• Faire le deuil du congrès physique, prêt à être déployé, pour réinventer totalement un autre événement, aux codes totalement différents
• Tenir des délais particulièrement serrés : 2 mois, pas une semaine de plus !
• Convaincre les partenaires industriels sur une « première fois »
• Former les équipes aux nouveaux challenges techniques
• Donner envie aux médecins de se connecter le jour J et les garder connectés

La mise en oeuvre

Une formidable collaboration entre les médecins, les partenaires et les équipes d’Europa Group a permis de relever les défis fous que ce projet présentait.

• La clef de voute du e-congrès : le contenu scientifique. Une sélection rigoureuse du meilleur du programme de l’édition 2020 a permis de créer un nouveau contenu éducatif « 100% virtual event ». Tournage en visioconférence, en studio chez Europa Group à Paris… C’est un travail éditorial stratégique qui a permis de transformer des sessions de 90 minutes en messages de 15 minutes, des capsules d’ultraconcentré éducatif essentielles pour maintenir l’audience en ligne !
• L’accompagnement et le conseil auprès des partenaires industriels a permis de créer des offres répondant à leur besoin de visibilité : sessions sponsorisées, stands dans une exposition virtuelle, e-marketing
• Le choix d’une plateforme technique ergonomique et robuste, pouvant absorber un grand nombre de connexions simultanées et permettant une personnalisation et un agencement des contenus répondant aux besoins des médecins
• Le développement de l’axe « networking » en favorisant les rencontres virtuelles entre chaque participant qui pouvaient s’identifier et se retrouver dans des chats privés
• La création d’un dialogue fluide entre experts et participants permettant de faire tomber les barrières grâce à des chats pendant les conférences
• Le choix de « créer l’événement » : heure d’ouverture, cérémonies, salles virtuelles qui ouvraient à l’heure prévue au programme… Une stratégie qui a maintenu les participants en haleine et a suscité une grande excitation dans la communauté.
• Un plan de communication digitale 360 faisant la part belle aux réseaux sociaux et à l’activation d’influenceurs

Les résultats

Des chiffres exceptionnels qui ont dépassé les attentes de l’ensemble des parties prenantes.

• Production de près de 60 heures de vidéos faisant intervenir 271 orateurs différents.
• Une exposition virtuelle de 15 stands qui a été largement visitée et a suscité de très belles interactions
• 15 heures de diffusion LIVE
• 15 000 connexions sur 3 jours depuis plus de 130 pays, avec un élargissement géographique important de la cible vers l’Asie et l’Amérique, les contraintes de fuseaux horaires étant balayées
• 76% de médecins parmi les participants
• Un temps moyen de connexion de 3h40 par jour
• Un taux de satisfaction de 83%

William Wijns, PCR Chairman et Directeur du e-course :  
« Le résultat a comme à chaque fois dépassé nos attentes et comblé notre communauté. Je voudrais conclure en m'adressant à toutes les équipes afin de leur dire combien nous sommes fiers, impressionnés et reconnaissants du travail accompli. »

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Pour conclure

SI nous sommes convaincus que le congrès physique reprendra pleinement ses droits lorsque la pandémie le permettra, nous devons dans l’intervalle maintenir le lien précieux qui unit les membres d’une communauté professionnelle.
Bien pensé, le congrès virtuel apporte à chaque participant une expérience éducative, innovante et engageante unique et extrêmement satisfaisante, tout en ouvrant considérablement les perspectives d’audience.  
Nos experts sont prêts à vous accompagner :  ne rêvez plus votre congrès digital, contactez Europa Group pour le réaliser !